شركة علي حسن كفير التجارية
القطيف, المملكة العربية السعودية
JOB-002043
2
القطيف, المملكة العربية السعودية
الإثنين, 30 نوفمبر, 2026
هدف الوظيفة:
تقديم الدعم الإداري لضمان تشغيل المكتب بكفاءة. يتولى السكرتير/السكرتيرة إدارة التواصل، وتنظيم الاجتماعات، والحفاظ على السجلات، وأداء المهام الكتابية المختلفة لتسهيل العمليات اليومية بسلاسة ولدعم أهداف المؤسسة.
المسؤوليات الأساسية:
- إدارة والرد على المراسلات والمكالمات الهاتفية والبريد الإلكتروني بسرعة وكفاءة.
- جدولة وتنسيق المواعيد والاجتماعات والفعاليات.
- إعداد وتنظيم المستندات والتقارير والعروض التقديمية.
- الحفاظ على أنظمة الأرشفة وتحديثها، سواء كانت إلكترونية أو ورقية.
- المساعدة في إعداد جدول الأعمال وتدوين محاضر الاجتماعات.
- التعامل مع البريد الوارد والصادر وخدمات البريد السريع.
- دعم ترتيبات السفر واللوجستيات للموظفين حسب الحاجة.
- ضمان تنظيم بيئة المكتب وتوفير المستلزمات بشكل منتظم.
- التواصل مع العملاء والموردين والأطراف المعنية بشكل مهني.
- أداء أي مهام إدارية إضافية يحددها الإدارة.
مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs):
- سرعة الاستجابة للمراسلات والاستفسارات.
- دقة ووقت إعداد المستندات.
- الالتزام بالحضور والانضباط في المواعيد.
- الكفاءة في إدارة الجدول الزمني وتنظيم المواعيد.
- تقييمات المشرفين والزملاء بشأن جودة الدعم المقدم.
- مستوى التنظيم والنظافة في بيئة المكتب.
- الالتزام بسياسات وإجراءات المنظمة.
المؤهلات التعليمية:
- درجة البكالوريوس في إدارة المكاتب أو إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة مفضلة.
- شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها ضرورية.
الشهادات المهنية:
- شهادة في إدارة المكاتب أو المساعدة التنفيذية (مثل شهادة الاعتماد الإداري المعتمد - CAP) تعتبر ميزة إضافية.
الكفاءات الوظيفية الأساسية:
- مهارات تنظيمية وإدارة وقت ممتازة.
- إتقان مجموعة برامج مايكروسوفت أوفيس (Word، Excel، PowerPoint، Outlook).
- مهارات اتصال كتابية وشفوية قوية.
- الانتباه للتفاصيل والدقة.
- القدرة على تعدد المهام وترتيب الأولويات بفعالية.
- معرفة أساسية بأجهزة المكتب (طابعات، ماسحات ضوئية، وغيرها).
الكفاءات السلوكية:
- الاحترافية والحكمة في التعامل مع المعلومات الحساسة.
- مهارات تواصل عالية وروح خدمة عملاء متميزة.
- القدرة على التكيف والمرونة في بيئة ديناميكية.
- مهارة حل المشكلات واتخاذ المبادرة.
- الاعتمادية والمساءلة.